基础档案整理完毕后，还需要准确、完整地录入到系统中，作为系统运行的基础。

根据计算机数据处理的特点，所有的档案都要进行编码，录入档案中的编码项目时要遵循分类编码规则的约定，否则系统无法接受。

（一）部门档案

部门是指与企业财务核算或业务管理相关的职能单位，不一定与企业设置的现存部门一一对应。

设置部门档案的作用在于：

1．企业的收入、费用通常以部门为单位归集；

2．提供职工薪资按部门统计；

3．企业购置的固定资产需要按部门进行管理。

录入部门档案

操作资料：

表 部门档案

注意事项：

● 部门编码和部门名称为必录项。

参考”设置部门档案操作指导视频“

（二）职员档案

职员是指与企业业务活动有关的企业员工。如采购员、销售员等。

设置职员档案的作用在于：

1．按职员记录借款还款情况；

2．按职员统计销售业绩；

3．追踪订单等。

（三）客户分类与供应商分类

企业可以从自身管理要求出发对客户及供应商进行相应的分类，以便于对业务数据进行统计与分析。

可以按照行业分类、地区分类、也可以按照规模分类等。

（四）客户档案

客户是企业的重要资源，建立客户分类后，必须将客户及供应商设置在最末级的客户及供应商分类之下。

如果对客户和供应商没有进行分类管理的需求，可以直接建立客户及供应商档案。

客户档案中按客户信息类别分为“基本”、“联系”、“信用”、“其他”几个页签存放。

（五）如何录入外币种类

企业如果有外币核算业务，需要事先进行外币及汇率的设置。

此后，在填制凭证时如果使用了外币核算科目，系统会自动调用在此处设置的汇率，避免了用户重复录入汇率的工作量，也可有效避免差错的发生。

外币设置

操作资料：

北京宏远科公司采用固定汇率核算外币，外币只涉及美元一种，美元币符为USD，2017年1月初汇率为6.8。

注意事项：

● 折算方式：分为直接汇率与间接汇率两种。直接汇率即“外币*汇率=本位币”，间接汇率即“外币/汇率=本位币”。

● 这里的汇率管理只提供录入汇率的功能，对于制单时使用固定汇率还是浮动汇率仅取决于总账系统选项的定义。

参考本章”设置外币操作指导视频“。

（六）结算方式

设置结算方式的目的：

1．为了提高银行对账的效率；

2．根据业务自动生成凭证时可以识别相关的科目。

畅捷通T3软件中需要设置的结算方式与财务结算方式基本一致，如现金结算、支票结算等。

计算机信息系统中提供票据管理的功能，如果某种结算方式需要进行票据管理，只需选中“是否票据管理”标志即可。

形考任务3

考核畅捷教育云平台中有关基础档案设置的相关内容；重点考核职员档案、部门档案、客户档案、供应商档案、外币及汇率、结算方式等内容。此任务为必做任务，需形考任务2完成后才有权限进入。详见形考任务栏目。